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GrapeCity預算控制和費用報銷解決方案

2009/03/02

　　開源節(jié)流語出《荀子•富國》，意為開辟財源節(jié)約開支。博大精深的中國文化早已揭曉現(xiàn)代企業(yè)致富的不二法門，但如何從激烈競爭中脫穎而出，卻需要企業(yè)不斷地內(nèi)修外功。上海葡萄城信息技術有限公司針對企業(yè)加強費用內(nèi)控的需求推出預算控制和費用報銷解決方案，運用靈活的工作流程支持企業(yè)資金管理，協(xié)助決策者控制每一筆預算資金的分配并了解其最終使用結(jié)果。利用流程進行費用審批的另一項優(yōu)勢是縮短費用報銷周期，提高相關工作人員效率，加快企業(yè)資金流轉(zhuǎn)。

面臨的挑戰(zhàn)

　　與企業(yè)日常運營密切相關的費用管理包含報銷和預算兩個組成部分，大多數(shù)企業(yè)采用的手工流程一方面存在報銷周期過長的弊端，另一方面也不能很好地控制預算和實際發(fā)生的費用，遠遠落后于現(xiàn)代化的發(fā)展要求。問題集中體現(xiàn)于以下兩方面：

　　預算失衡——資金流向不明，管理者不了解錢究竟花在何處 　　手工操作效率低——預算和報銷的審批周期冗長，存在大量重復勞動 葡萄城預算控制和費用報銷管理解決方案

　　上海葡萄城信息技術有限公司對企業(yè)現(xiàn)有的管理制度模式進行詳細調(diào)研和周密論證，從企業(yè)實際業(yè)務流程和需求出發(fā)，通過與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)（目錄管理、ERP、財務系統(tǒng)等）的接口，可以從其他系統(tǒng)獲取相關數(shù)據(jù)供本系統(tǒng)使用，例如企業(yè)預算、供應商付款情況、組織結(jié)構(gòu)等。

系統(tǒng)架構(gòu)

　　A.采用B/S(Browser/Server)形式，用戶只需安裝IE瀏覽器即可訪問系統(tǒng)
　　B.使用Form和Windows域帳號集成兩種登錄方式，滿足出差在外人員和辦公室人員的不同需求
　　C.葡萄城工作流平臺用以部署復雜的審批流程節(jié)點
　　D.采用Microsoft Reporting Services靈活定制報表
　　E.利用模塊權限及數(shù)據(jù)權限控制為系統(tǒng)提供安全保證

功能描述

　　系統(tǒng)主要包括三大模塊：預算流程管理、費用報銷支付流程管理、業(yè)務單據(jù)流程管理。這三個模塊各自發(fā)揮其功能，使企業(yè)能夠更好地應對今天的挑戰(zhàn)，贏得未來的競爭。

　　預算管理 從預算管理模塊或ERP和財務系統(tǒng)中導入預算信息，包括個人預算額度，部門預算，項目預算等類型。預算信息主要用于實際發(fā)生的費用和相應科目預算的比對查詢，以及預算執(zhí)行進度的查詢和控制。當申請人提交預算申請時，系統(tǒng)會自動提示已經(jīng)使用的金額。超出預算的部分，系統(tǒng)自動進入超預算流程，將申請?zhí)峤唤o更高級別的審批人。

　　報銷管理 系統(tǒng)將報銷的手工流程電子化，單據(jù)都在線填寫并進行審批，系統(tǒng)會自動將員工的申請單據(jù)與報銷單據(jù)進行關聯(lián)，供審批者核實。系統(tǒng)自動發(fā)送郵件提醒審批者及時批閱回復，并在審批結(jié)束后自動進入下一個流程。

　　業(yè)務單據(jù)管理 系統(tǒng)提供三種單據(jù)查詢方式，普通員工和管理者根據(jù)各自的權限設定可對已提交的單據(jù)進行分類查詢，便于隨時查看費用報銷進展情況。對于駁回的申請，系統(tǒng)采取兩種處理方式，員工可選擇作廢單據(jù)，也可參考駁回意見對單據(jù)進行修改后再提交。對后一種情況，系統(tǒng)自動生成新的單據(jù)并作廢前一張單據(jù)，但是在新的單據(jù)中會保留已作廢單據(jù)的鏈接，方便審批者查看單據(jù)為何被駁回。

特色功能

　　預算實時控制 在費用報銷管理模塊中進行費用審批時，審批人員可以實時查詢和報銷單據(jù)相關的費用預算執(zhí)行情況，并作為審批的重要依據(jù)。

　　強大的通知提醒功能 系統(tǒng)在用戶界面的顯著位置提示用戶有需要關注的問題，并可與企業(yè)的郵件服務器和手機短信系統(tǒng)進行集成。這一功能完全取決于用戶自行定義和選擇。

　　快速審批 系統(tǒng)設置了快速通道功能對應企業(yè)特殊情況下快速審批單據(jù)的業(yè)務需求，這類單據(jù)會以醒目方式在審批人員的單據(jù)列表中置前，從而引起管理者重視，不至于延誤業(yè)務發(fā)生。

　　用戶信用等級 這一功能對于擁有眾多異地辦事處和子公司，而報銷審批流程需要集中于總部進行處理的公司來說能夠非常有效地縮短報銷流程以及降低管理難度。首先，每個用戶在系統(tǒng)初始化時都擁有一定的信用度，信用度在一定范圍內(nèi)的時候，只要在網(wǎng)上填寫的報銷單據(jù)通過了審批流程，財務部就會根據(jù)網(wǎng)上審批結(jié)果立即打款，不必等待收到物理票據(jù)，大大縮短了報銷流程。對于物理單據(jù)發(fā)生錯誤或其它原因?qū)е峦藛蔚挠脩�，信用度會相應降低。降低到一定程度后，財務部就必須等待物理單�?jù)收到后才會打款，這樣會促使用戶自覺認真核查自己的單據(jù)和相關票據(jù)內(nèi)容來保證信用度。

客戶收益

　　預算控制和費用報銷解決方案不僅實現(xiàn)了無紙化辦公的理想，更在以下三個方面為企業(yè)帶來收益：

　　提高工作效率 審批過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財務部門之間來回折返，系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動在審批結(jié)束后進入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務部門等待付現(xiàn)。即使審批者出差在外，也不影響報銷流程的運轉(zhuǎn)。原先需要一個半月才能完成的報銷流程能縮短至兩周左右時間。

　　提升審批透明度 系統(tǒng)通過權限設置提供不同級別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄。主管按部門、產(chǎn)品項目不同，可查詢自己權責范圍之內(nèi)的所有差旅辦公、產(chǎn)品專項開發(fā)費用等紀錄，而更高層領導者則可查看公司全體員工的報銷情況，從而了解每一筆支出的用途。另外，系統(tǒng)還能統(tǒng)計員工審批被拒絕的概率，從而提醒審批者著重考察信用額度較差的員工。

　　降低運營成本 系統(tǒng)設有的費用預算管理這一功能項，按年度、季度規(guī)劃個人、部門費用預算，包括交際、辦公用品、電話傳真、差旅費用，并提供預算與實際成本的對比報表，有助于主管了解在哪些方面支出超過了預算，加強對費用的監(jiān)控力度，改善企業(yè)內(nèi)部資金占用情況，從各方面降低企業(yè)總體運營成本。

最佳實踐

　　李錦記——2008年李錦記（中國）銷售有限公司運用預算控制和費用報銷解決方案，銷售部門運用此系統(tǒng)按照項目對資金進行管理，而財務部門的實際工作量也大為減少。

　　羅氏診斷——2008年羅氏診斷實施預算控制和費用報銷解決方案，將平均42個工作日的報銷周期縮短至兩周左右。

　　妮維雅——2008年妮維雅中國公司實施預算控制和費用報銷解決方案，原先需要45天才能完成的報銷周期將縮短至少半個月時間，同時提升了管理層對費用的監(jiān)控能力。

　　日立數(shù)字映像——2007年日立數(shù)字映像（中國）有限公司實施預算控制和費用報銷解決方案，利用方案中的預算管理模塊加強企業(yè)費用控制。

　　先靈葆雅——2006年先靈葆雅制藥有限公司實施預算控制和費用報銷解決方案，著重解決分布全國各地的銷售人員的日常報銷周期冗長的難題。

　　浦東發(fā)展銀行——浦東發(fā)展銀行實施預算控制和費用報銷解決方案，解決了員工日常借款、報銷簽批過程復雜、結(jié)算過程等待時間長的問題；最大程度規(guī)范財務單據(jù)的填寫、簽批操作，避免人為錯誤。

　　昂立教育集團——昂立教育集團實施預算控制和費用報銷解決方案，解決了該集團報銷周期冗長的問題，還對原有的財務系統(tǒng)做出進一步的優(yōu)化。

CTI論壇編輯


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